فرایندهای کسب و کار چیست و چگونه فرایند های کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنیم؟(2)

فرایندهای کسب و کار چیست و چگونه فرایند های کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنیم؟(2)

در مقاله فرایندهای کسب و کار چیست و چگونه فرایند های کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنیم؟(1) در خصوص چگونگی شناسایی، بررسی و تعریف فرایندهای کسب و کار به منظور اصلاح و بهبود این فرایندهای توضیح داده شد. در این مقاله به بخش دوم نحوه اصلاح و بهبود فرایندهای کسب و کار می پردازیم و نحوه تحلیل، تغییر و بهبود فرایندهای کسب و کار توضیح داده می شود.

بخش دوم: فرایندهای کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید.

برای این کار در گام اول با پرسنل کلیدی مربوط به فرایند/مجموعه فرایندها صحبت کنید. هنگامیکه شما فرایندی که باید اصلاح شود را شناسایی کردید، بر سر این فرایند با افراد مسئول پیاده سازی آن گفتگو و بحث کنید. سعی کنید با مشارکت کنندگان/ افراد اصلی دخیل در این فرایند مشورت کنید و از آنها بخواهید که موارد بالقوه برای بهبود را شناسایی کنند.

از آنها بپرسید که چه انجام می دهند و چرا انجام می دهند. ورودی های مربوط به انجام هر وظیفه یا وظایف(مربوط به آن فرایند) و منشا هر ورودی را مشخص کنید. اگر شما شلوار جین تولید می کنید، باید بدانید که چه کسی مواد اولیه را برای شما می آورد و چندبار این مواد اولیه برای شما تامین/فرستاده می شود.  سعی کنید خروجی هر وظیفه را نیز شناسایی کنید و اینکه خروجی هر وظیفه به چه شخص یا واحدی ارجاع می شود. برای مثال تعمیرگاه خودرو، کارکنان تعمیر باید کارهایی که انجام می دهند را مستند کنند. این کارکنان باید این اطلاعات را به واحد مالی/صدور صورتحساب ارسال کنند و واحد صدور صورتحساب، صورتحساب مشتری را صادر می کند. در اینجا می توانید از کارکنان درخصوص نحوه حل ناکارآمدی فرایندها نظر بخواهید.

در گام دوم یک جلسه طوفان مغزی/طوفان فکری برای یافتن راه های بهبود فرایند برگزار کنید. بسیاری از فرایندها بیش از یک واحد در سازمان/بنگاه را دخیل می کنند. جلسات گروهی از واحدهای مختلف می تواند به شناسایی ناکارآمدی فرایندهایی که بر بیش از یک واحد تاثیرگذار هستند، موثر باشد. این جلسات گروهی به تیم مدیریتی در اعتبارسنجی گفته های هریک از کارکنان کمک می کند.

اطلاعات دریافت شده از این جلسات را خلاصه کرده و آن را بین افراد دخیل در فرایندها توزیع کنید. این اطلاعات را هم بین افراد مصاحبه شده و هم دیگر افراد توزیع کنید و از آنها بازخور بخواهید تا در تحلیل آتی و بهتر فرایند به شما کمک کند. اطلاعات دریافت شده از افراد دخیل در فرایند باید ذهن شما را نسبت به چگونگی کارکرد یا عملکرد فرایند و اینکه مسائل آن فرایند چه هستند، روشن کند. گفتگو با پرسنل شرکت پایه ای برای تغییر در فرایندهاست. این تغییرات شامل کاهش هزینه ها، کاهش چرخه زمانی فرایند، ساده سازی فرایند و بهبود خدمات ارائه شده به مشتری می شود.

در گام سوم در این مرحله شما باید یک فلوچارت برای هر فرایند تهیه کنید. فلوچارت فرایند می تواند به شما در ترسیم فرایند کسب و کارتان کمک کند. شما می توانید از مستندسازی گفتگوهای انجام شده درخصوص فرایندها برای ایجاد فلوچارت کمک بگیرید. فلوچارت باید تمامی قدم های لازم برای تکمیل یک فرایند خاص کسب و کار را در بر بگیرد.

توجه کنید که یک فلوچارت فرایند کسب و کار تنها باید رویه های تعریف شده ای که کارمندان باید از آن پیروی کرده و اجرا کنند را در بر بگیرد. فلوچارت ها را می توانید بطور دستی یا با استفاده از نرم افزارهای مربوطه مانندVisio ترسیم کنید. در حالت ساده تر استفاده از نرم افزارهایی مانند ورد و پاورپوینت نیز می تواند موثر باشد. این فلوچارت ها ابزار فوق العاده ای برای تشخیص صحیح فرایند کسب و کار پیش روی شما هستند. در حقیقت فلوچارت ها ابزار تصویری هستند که می توانند در شناسایی نقاط ناکارآمدی فرایند بکار آیند. بعد ترسیم فلوچارت فرایند شما بهتر می توانید تغییرات را در فرایند ایجاد کرده و بهبود حاصل از این تغییرات فرایند را مشاهده کنید.

در نهایت، اگر دیدید که بهبود مدنظر شما حاصل نشد، فرایند را مجددا تحلیل و بررسی کنید و نقاطی که می توانند در فرایند بهبود یابند را شناسایی کنید. تحلیل فرایند کاری مستمر برای کسب و کار شماست که شما می توانید بصورت دوره ای انجام دهید. ضمن اینکه تغییرات در محیط خارجی سازمان، در مشتریان و شرکای شما می تواند بر بسیاری از فرایندهای داخل بنگاه یا سازمان شما تاثیر بگذارد که این مسئله نیاز به بررسی و تحلیل مجدد فرایندها را ضروری می سازد.

 

چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
1
2
3
4
5
averageامتیاز: 5
sigmaمجموع آرا: 1

ایشان مولف مقالات علمی سایت چگانه بوده و به حوزه فاوا و کارآفرینی علاقه دارند.

تعداد کل مقالات: 231
تعداد کل نظرات : 49
تعداد کل آرا: 804
تعداد کل بازدیدها: 58837


نظرات کاربران


(فیلد اجباری)
(فیلد اجباری)
(فیلد اجباری)