خلاصه نویسی از یک گزارش | چگونه یک خلاصه خوب از یک گزارش بنویسیم؟

خلاصه نویسی از یک گزارش | چگونه یک خلاصه خوب از یک گزارش بنویسیم؟

گاهی مواقع نیاز است که از یک گزارش مفصل و چند صد صفحه ای، چکیده و خلاصه ای مفید و مختصر داشته باشیم. در این نوشتار به شما می گوییم که چه نکاتی را برای داشتن یک خلاصه گزارش خوب باید رعایت کنید.

گزارش چیست؟

واژه «گزارش» در بسیاری از موارد بدون این که تعریف دقیقی از آن ارائه شده باشد، به کار برده می شود. فرهنگ انگلیسی آکسفورد واژه گزار را چنین تعریف می کند:
«گزارش یک بیانیه رسمی است از نتایج یک تحقیق یا هر بررسی که برای تهیه آن اطلاعات معینی مورد نیاز است و توسط فرد یا هیئتی دستور تهیه آن داده می شود و به وسیله فرد یا افرادی تهیه می گردد.»

از این تعریف می توان نتیجه گرفت که اجزی ضروری یک گزارش عبارتند از:

موضوع : مسأله
نویسنده: فرد یا افراد
خواننده: تفسیر کننده که در این جا همان فرد یا هیئت دستور دهنده است.
ساخت: بیانیه رسمی
هدف: ایجاد ارتباط از طریق نتایج یا اطلاعات معین.
تأثیر واقعی یک گزارش تنها به ایجاد ارتباط صحیح محدود نمی شود. بلکه باید:

متقاعد کننده باشد.
خواننده را نسبت به پیگیری نتایج حاصله مصمم نماید.
تمرکز عمل ایجاد نماید.
هدف از گزارش نویسی

هدف يك گزارش را می توان در هر یک از موارد زیر جستجو کرد:

ارتباط دادن ایده ها / اطلاعات
تاثیر در تصمیم گیری
ابتکارعمل
ترغیب توانایی ها
بنابراین نباید تهیه گزارش را به عنوان پایان کار تلقی کرد، بلکه باید به عنوان آغاز يك مرحله جدید به آن نگریست. گزارش حلقه حياتي اتصال در زنجيره تصمیم گیری و عمل محسوب می گردد و برای موفقیت کار هر سازمان ضروری است.

 

خلاصه چیست؟

خلاصه یا چکیده عبارت است از فشرده نکات مهم و عمده یک مطلب. به بیانی ساده تر، خلاصه عبارت است از: بیان مطالب مهم و اساسی یک نوشته در مختصرترین شکل. خلاصه باید برگرفته از اصل مدرک باشد و همه نکات اساسی آن را شامل گردد. خلاصه، باید جامع و کاملاً مستقل تهیه شود. توجه داشته باشید که خلاصه فهرست مندرجات، رئوس مطالب یا یادداشت هایی درباره مدرک نیست.

خلاصه شامل بیانیه ای است مختصر از محتوای کامل گزارش و توصیه ها. خلاصه يك برداشت اولیه از کل گزارش به خواننده می دهد. امروزه به علت تعدد گزارشها در سازمانها، خلاصه و توصیه ها، اغلب تنها قسمتی از گزارش اند که خوانده می شوند، بنابراین خلاصه مهمترین بخش گزارش است. نویسنده نباید قبل از اینکه گزارش کامل شود، اقدام به نوشتن خلاصه کند. خلاصه باید به عنوان بخشی کامل، جامع و مستقل از اصل گزارش تهیه شود.

 خلاصه نویسی از یک گزارش | چگونه یک خلاصه خوب از یک گزارش بنویسیم؟

هدف از تهیه خلاصه

در یک گزارش، خلاصه ممکن است بر اساس هدف های زیر تهیه گردد:

الف) به عنوان مقدمه ای بر موضوع کلی گزارش.

ب) به عنوان یک راهنما برای خوانندگان بالقوه.

ج) برای صرفه جویی در وقت مسئولان اجرایی. در بسیاری از موارد تصمیمات تنها بر مبنای خواندن خلاصه ها و توصیه ها اتخاذ می گردد.

 

تهیه خلاصه برای نویسنده حکم مروری دوباره را دارد. با تهیه خلاصه نویسنده می تواند دریابد که آیا در بیان آنچه که می خواسته است بگوید موفق بوده یانه.

 

چگونه یک خلاصه خوب تهیه کنیم؟

این رهنمودها، هم برای نویسنده گزارش و هم برای هرکس دیگری که بخواهد خلاصه ای از آن تهیه کند، مفید است:

 ۱) تمام مدرك ( نوشته ) را بدقت بخوانید.

 2) موضوعات مهم و اصلی را مجزا وخلاصه کنید.

۳) مطالب اصلی هر بخش را مجزا وخلاصه کنید.

 4) همچنانکه گزارش را می خوانید، همه مطالب تکراری، فهرستها، مثالها وتوصيف جزئیات را حذف کنید ( برای تهیه خلاصه ).

 5) مطالب حذف شده را در قالبی کلی تربیان کنید، چرا که هدف اصلی شما در اینجا، انتقال نظریات، حقایق و واقعیتها است. اما بدون ذکر جزئیات.

 7) خلاصه ای را که تهیه کرده اید ، مجدداً بخوانید. آیا کاملاً متاثر از اصل مدرك است؟ آیا برای خواننده نیز بعنوان مطلبی جدا و مستقل از کل گزارش قابل فهم و درك است؟

با رعایت این موارد و توجه به نکاتی که مطرح شد می توانیم یک خلاصه خوب از یک گزارش داشته بایم و با دست پر به سراغ مدیر و رئیسمان برویم.

 

منبع: کتاب اصول گزارش نویسی، مرکز اسناد و مدارک علمی ایران

چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
1
2
3
4
5
averageامتیاز: 5
sigmaمجموع آرا: 1

حمیدرضا عرفانی فر مولف مقالات علمی سایت چگانه است. به زودی اطلاعات فردی بیشتری از ایشان در معرض دید شما خواننده ی گرامی قرار خواهد گرفت.

تعداد کل مقالات: 21
تعداد کل نظرات : 0
تعداد کل آرا: 7
تعداد کل بازدیدها: 1076
خلاصه نویسی از یک گزارش | چگونه یک خلاصه خوب از یک گزارش بنویسیم؟
چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
1
2
3
4
5
averageامتیاز: 5
sigmaمجموع آرا: 1


نظرات کاربران


(فیلد اجباری)
(فیلد اجباری)
(فیلد اجباری)