تکنیک مدیریت زمان GTD چیست؟

تکنیک مدیریت زمان GTD چیست؟

برای مدیریت زمان روش ها و تکنیک های مختلفی وجود دارد، در این مقاله سعی می شود که یکی از جدیدترین، ساده ترین و کاراترین تکنیک مدیریت زمان که به روش مدیریت زمان دیوید آلن (GTD (Getting Things Done معروف است، تعریف شده و توضیح داده شود.

این تکنیک مدیریت زمان و کارها توسط یک مشاوره مدیریت بهره وری به نام دیوید آلن(David Allen) توسعه یافته است. این تکنیک برمبنای این ایده که وظایف و پروژه های برنامه ریزی شده خارج از فکر و ذهن نمود یابند و به صورت اقلام کاری قابل اجرا(actionable) تفکیک و تجزیه شده و مکتوب شوند، شکل گرفته است. این تکنیک کمک می کند که روی اقدام کردن روی یک وظیفه(task) تمرکز شود به جای اینکه آنها را بازخوانی(recall) یا جستجو شوند. این تکنیک مدیریت زمان در پنج مرحله به نام های بدست آوردن(capture)، شفاف و صریح کردن(clarify)، سازماندهی کردن(Organize)، تفکر و تعمق کردن(reflect)، درگیر و فعال شدن(engage) تشکیل شده است. بدین معنی که هرگاه همه چیزها(Stuff) یا در یک صندوق ورودی(inbox) بدست آمده و مشخص شده اند، هر چیز یا قلم از کار باید صریح و شفاف مشخص شود، سپس این اقلام با پرسش و پاسخ هایی که در شکل زیر نشان داده شده اند باید سازماندهی شوند و در نتیجه این پرسش و پاسخ ها هرکدام از اقلام کار باید در یکی از هشت حالتی که در نمودار زیر که مربوط به جریان کار تکنیک مدیریت زمان GTD است، قرار گیرد. هشت حالات اقدام یا عمل موارد زیر هستند:

  • دور انداخته شوند
  • در فهرست انجام شاید/روزی قرار گیرند
  • در یک سیستم بایگانی ارجاع تمیز قرار گیرند
  • در فهرست وظایف/کارها قرار گیرند(اگر در حالت ناکامل یا بصورت پروژه ای که چند مرحله لازم دارد باشد)
  • سریعا انجام و کامل شوند(در کمتر از 2 دقیقه)
  • به کسی انجام آن محول شود(می توانید فهرستی به نام "لیست انتظار..." درست کنید
  • در فهرست اقدام بعدی براساس شرایط قرار گیرد
  • در تقویم کار شما قرار گیرد

این صندوق های ورودی کارها باید هر روز یا نهایت هر هفته خالی شوند. در واقع این صندوق ورودی نباید لیست کارهایی که باید انجام گیرد باشد.

تکنیک مدیریت زمان GTD چیست؟

در مرحله بعد این کارها وارد مرحله تفکر و تعمق(reflect) می شوند. پروژه های چند مرحله ای که در بالا تعریف شده اند باید یک خروجی مطلوب داشته و یا وارد مرحله اقدام بعدی(next action) شوند. در نهایت یک کار/وظیفه از لیست وظایف/کارهای شما اجرا و انجام می شود مگر اینکه تقویم شما چیز دیگری را معین کرده باشد. شما انجام یک کار/وظیفه را با لحاظ کردن موقعیت خود، زمان موجود، انرژی موجود و اولویت انتخاب می کنید.

برخلاف بسیاری از نظریه های تصمیم گیری، هدف گذاری و مدیریت زمان که مسیر بالا به پایین را دارند، این تکنیک و روش مدیریت زمان در جهت مخالف عمل می کند. دلیل آن این است که برای هر فردی تمرکز روی یک هدف کلی تر و کلان تر دشوار است، اگر نتوانند کارها و وظایف روزمره را بطور مناسب کنترل و مدیریت کنند. در واقع با استفاده از این سیستم که ورودی های روزمره از کارها/وظایف را مدیریت می کند، فرد می تواند از مشغله و فضای ذهنی خود کاسته و به سطح یا مرحله بعد انجام کار برود.

یکی از مزیت های روش مدیریت زمان جی تی دی وابسته نبودن آن به فناوری هاست. البته بسیاری از سیستم های مدیریت زمان و مدیریت وظایف و پروژه ها از این روش و تکنیک بهره برده اند، اما دیوید آلن اساس این روش شناسی مدیریت زمان را برمبنای ترسیم روی یک کاغذ گذاشته است تا ساده و آسان باشد.

روش مدیریت زمان و وظایف GTD از دو منظر تعریف می شود. یک منظر کنترل یا انجام کارها است که در بالا توضیح داده شد و منظر دیگر مربوط به نگرش(perspective) شما به کارها، وظایف و پروژه هاست. در واقع همانطور که در بالا توضیح داده شد در این نگرش سعی می شود به جای اینکه ورودی ها و داده های کلان مورد توجه قرار گیرند، داده ها از سطح خرد و به ترتیب زیر مورد توجه قرار می گیرند تا ذهن شما با داده های ورودی که باید برمبنای آنها تصمیماتی بگیرید، بمباران نشده و مشغول نشود. سطوحی که این روش مدیریت زمان برای انجام کارها و پروژه ها تعریف می کند بشرح زیر است:

  • اقدامات فعلی/موجود
  • پروژه های فعلی/موجود
  • حوزه های مسئولیت
  • اهداف یک تا دو ساله
  • اهداف 3 تا 5 ساله
  • زندگی(اهداف و آرمان های زندگی شما)

بطورخلاصه روش مدیریت زمان جی تی دی مبتنی بر ذخیره کردن، ردگیری/رهگیری، بازیابی اطلاعات مربوط به کارهایی که باید انجام شوند، می باشد. بسیاری از مشغله ها و موانع ذهنی ما ناشی از عدم برنامه ریزی از پیش است. یعنی از پیش فکر کردن، تهیه فهرستی از اقدامات/کارهایی که بعدها باید بدون برنامه ریزی از قبل انجام گیرد. یکی از مشکلات ما این است که سیستم یادآوری مغز و ذهن ما ناکارآمد بوده و به ندرت انجام کارهایی که باید انجام دهیم را به ما یادآوری می کند. وجود مراحلی مانند اقدام بعدی(قسمت Context نمودار) یک سیستم حمایتی به منظور اطمینان از همین یاداوری برای ذهن ما در زمان مناسب و درست است.

چه امتیازی به این مقاله می دهید؟
1
2
3
4
5
averageامتیاز: 5
sigmaمجموع آرا: 5

ایشان مولف مقالات علمی سایت چگانه بوده و به حوزه فاوا و کارآفرینی علاقه دارند.

تعداد کل مقالات: 231
تعداد کل نظرات : 49
تعداد کل آرا: 804
تعداد کل بازدیدها: 58619


نظرات کاربران


(فیلد اجباری)
(فیلد اجباری)
(فیلد اجباری)